Avertizorul de integritate reprezintă persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispozițiilor de drept comun sau speciale, și prestează muncă în schimbul unei remunerații la nivelul INML Bucureşti, care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional.
Contextul profesional reprezintă acele activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul INML Bucureşti, în baza cărora avertizorul în interes public din cadrul INML Bucureşti poate obţine informaţii referitoare la încălcări ale legii şi poate suferi represalii în caz de raportare a acestora;
Principiile care guvernează protecția raportărilor privind încălcări ale legii sunt următoarele:
- principiul legalității, potrivit căruia INML Bucureşti are obligația de a respecta drepturile și libertățile fundamentale, prin asigurarea respectării depline, printre altele, a libertății de exprimare și de informare, a dreptului la protecția datelor cu caracter personal, a libertății de a desfășura o activitate comercială, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a sănătății umane, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a mediului, a dreptului la o cale de atac eficientă și a dreptului la apărare;
- bprincipiul responsabilității, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligația de a prezenta date sau informații cu privire la faptele raportate;
- principiul imparțialității, potrivit căruia examinarea și soluționarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile și interesele persoanelor responsabile de soluționarea acestora;
- principiul bunei administrări, potrivit căruia INML Bucureşti este dator să își desfășoare activitatea în realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, în condiții de eficiență și eficacitate a folosirii resurselor;
- principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană anagajată în cadrul INML Bucureşti nu se poate prevala de prevederile Legii nr. 361/2022 și ale prezentei proceduri pentru a diminua sancțiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
- principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării și că respectivele informații intrau în domeniul de aplicare a Legii nr. 361/2022 și a prezentei proceduri.
- principiul nesancţionării abuzive, conform căruia nu pot fi sancţionați cei care reclamă ori sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect, prin aplicarea unei sancţiuni inechitabile şi mai severe pentru alte abateri disciplinare;
- principiul bunei conduite, conform căruia este ocrotit şi încurajat actul de avertizare în interes public cu privire la aspectele de integritate publică şi bună administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativă şi prestigiul INML Bucureşti.
Modalități de raportare a faptelor considerate încălcări ale legii
(1) Raportarea faptelor considerate încălcări ale legii trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale. Dacă un angajat suspectează încălcări ale legii care s-au produs/se produc/sunt pe cale de a se produce, care pot afecta interesele INML BUCUREŞTI, este obligat să acţioneze imediat în baza prezentei proceduri, fiind protejaţi împotriva oricăror discriminări.
(2) Persoanele care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul INML BUCUREŞTI, au la dispoziție următoarele modalități de raportare:
a) Canale interne – în cadrul INML BUCUREŞTI;
b) Canale externe – Agenția Națională de Integritate precum și alte entități publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr 361/2022);
c) Divulgare publică – presă, organizațiile profesionale, sindicale sau patronale, organizații neguvernamentale, comisii parlamentare etc. (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. V din Legea nr 361/2022);
(3) În cadrul INML BUCUREŞTI, raportarea faptelor care constituie încălcări ale legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente. Avertizorul în interes public care efectuează o raportare privind încălcări ale legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare și canalul extern de raportare.
(4) Pentru a proteja confidenţialitatea identităţii avertizorului în interes public şi a oricărei părţi terţe menţionate în raportare şi să se împiedice accesul la raportare al personalului neautorizat, în cadrul INML BUCUREŞTI raportarea faptelor care constituie încălcări ale legii se îndreaptă către un singur angajat desemnat prin act administrativ, respectiv Consilierul de integritate al INML BUCUREŞTI (persoana desemnată).
(5) Consilierul de integritate al INML BUCUREŞTI are atribuţii în ceea ce priveşte primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea cu diligenţă de acţiuni subsecvente şi soluţionarea raportărilor.
(6) Consilierul de integritate al INML BUCUREŞTI trebuie să acţioneze cu imparţialitate şi să fie independent în exercitarea acestor atribuţii.
(7) Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocală, sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.
(8) Raportarea în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, se realizează prin completarea formularului de raportare cod PS-13F1 şi trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:
- a) numele, prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, inclusiv adresa de email;
- b) contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile;
- c) persoana vizată, dacă este cunoscută;
- d) descrierea faptei susceptibile să constituie o încălcare a legii în cadrul INML BUCUREŞTI;
- e) prezentarea datelor sau indiciilor care susţin presupusa încălcare a legii în cadrul INML BUCUREŞTI;
- f) data;
- g) semnătura.
(9) Prin excepţie de la prevederile alin. (8), raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.
(10) Formularul de raportare cod PS-13F1 completat pe suport de hârtie se introduce într-un plic care va avea menţiunea „Raportare încălcare lege” și se depune la cutia special creată pentru corespondența cu privire la avertizările în interes public care se află în holul clădirii, la parter. Formularul completat pe suport electronic va fi trimis la adresa de e-mail a Consilierului de integritate (avertizorintegritate@inml-mm.ro).
(11) Accesul la cutia creată pentru depunerea avertizărilor în interes public, cât şi la e- mail (avertizorintegritate@inml-mm.ro) îl are doar Consilierul de integritate din INML BUCUREŞTI, a cărui obligaţie este de a verifica periodic (minim de 2 ori pe săptămână) cutia şi e-mailul. E-mail-urile se imprimă şi urmează procedura aplicabilă raportărilor formulate pe suport de hârtie.
(12) Informațiile cu privire la Consilierul de integritate din INML BUCUREŞTI, precum şi mijloacele de raportare internă și externă, vor fi afișate pe pagina de internet a INML BUCUREŞTI şi la sediu, într-un loc vizibil şi accesibil. În orice moment, cel puţin un mijloc de raportare trebuie să fie accesibil.
(13) Raportările se înregistrează în Registrul de evidență a avertizărilor în interes public cod PS-13R1. Registrul se ține în format electronic și va fi securizat prin parolă.
(14) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală, Consilierul de integritate are obligația de a documenta raportarea fie prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului avertizorului în interes public, fie printr-o transcriere completă și exactă a conversației, întocmind în acest sens un proces-verbal. Consilierul de integritate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.
(15) În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezența Consilierului de integritate, acesta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului avertizorului în interes public. Consilierul de integritate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.
(16) În termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea raportării, Consilierul de integritate are obligaţia de a transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării (în format electronic).
(17) Consilierul de integritate are obligația de a informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile prevăzut la alin (16), precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita desfăşurarea acestora.
(18) Consilierul de integritate are obligația de a informa avertizorul în interes public, precum și Directorul General al INML BUCUREŞTI cu privire la modalitatea de soluționare a raportării. În cazul în care acesta din urmă este subiect al încălcării legii, va fi informat ministrul sănătății.
(19) Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate, încheindu-se proces verbal de distrugere.
Clasarea raportărilor interne
(1) Raportarea se clasează atunci când nu conţine elementele esențiale ale ei, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar Consilierul de integritate a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
(2) Raportarea se clasează când este transmisă anonim sau nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar Consilierul de integritate a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
(3) Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
(4) În cazul în care un angajat face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
(5) Consilierul de integritate poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa avertizorul în interes public şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.
Confidenţialitatea identităţii avertizorului în interes public
(1) Consilierul de integritate, precum și alți angajați responsabili cu înregistrarea, adresarea şi investigarea raportării, au obligaţia profesională de a păstra confidenţialitatea datelor avertizorului, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia sau când acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta.
(2) În cazul prevăzut la alin. (1), avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor confidenţiale în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.
(3) Obligaţia de a păstra confidenţialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenţionat identitatea sa în contextul unei divulgări publice .
(4) Obligaţia de a păstra confidenţialitatea se menţine şi în cazul în care raportarea ajunge din eroare la un alt angajat din cadrul INML BUCUREŞTI, altul decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
(5) Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.
Măsurile de protecție a avertizorului în interes public
(1) Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informaţii privind încălcări ale legii nu încalcă dispoziţiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informaţii şi nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informaţii, cu condiţia să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile legii şi să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.
(2) Avertizorul în interes public care dobândeşte sau accesează date şi informaţii de care are cunoştinţă în virtutea atribuţiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condiţiile legii.
(3) Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispoziţiilor de drept comun.
(4) Avertizorul în interes public care divulgă public informaţii privind încălcarea legii beneficiază de protecţie în cazul în care este îndeplinită una dintre următoarele condiţii:
- a) a raportat mai întâi intern și extern sau direct extern, însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenele legale;
- b) are motive întemeiate să considere că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat.
- c) în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace, având în vedere circumstanțele specifice ale raportării.
(5) Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
- a) orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
- b) concedierea sau eliberarea din funcţie;
- c) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
- d) reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
- e) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
- f) aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
- g) constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
- h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
- i) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
- j) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
- k) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
- l) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
- m) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
- n) anularea unei licenţe sau a unui permis;
- o) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.
(6) Avertizorul în interes public poate contesta măsurile prevăzute la alin. (5) printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul.
(7) La solicitarea avertizorului în interes public cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisiile de disciplină au obligaţia de a invita presa şi un reprezentant al sindicatului sau al asociaţiei profesionale sau un reprezentant al salariaţilor, după caz. Anunţul se face prin comunicat pe pagina de internet proprie cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.
Protejarea identităţii persoanei vizate și a terțelor persoane
(1) Normele privind protecţia identităţii aplicabile avertizorilor în interes public se aplică şi persoanei vizate, precum şi persoanelor terţe la care se face referire în raportare.
(2) Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.
(3) Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate şi dreptul de acces la propriul dosar.
Formularul de raportare poate fi descărcat de mai jos